Rejestracja Spółki LTD w rejestrze firm (Companies House) i urzędzie skarbowym (HMRC)

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (Limited) należy:

• Zarejestrować w oficjalnym rejestrze firm (Companies House), przed rozpoczęciem właściwej działalności.
• Zarejestrować w urzędzie skarbowym (HMRC) na potrzeby podatku od osób prawnych (Corporation Tax) w ciągu 3 miesięcy od rejestracji w rejestrze firm (Companies House).

Rejestracje w rejestrze firm (Companies House) i urzędzie skarbowym (HMRC) mogą przeprowadzić założyciele-udziałowcy (Shareholder) i dyrektor spółki (Company Director) we własnym zakresie. Najczęściej, jednak przeprowadzenie rejestracji spółki LTD zleca się profesjonalnemu biuru księgowemu w rodzaju Capital Business Links Ltd, ponieważ wymaga to przygotowania określonej dokumentacji i spełnienia szeregu wymogów formalnych.

Zasady rejestracji spółki limited określa ustawa o spółkach z 2006 roku (Companies Act 2006), która weszła w pełni w życie 1 października 2009 roku.

Zgodnie z powyższą ustawą, aby zrejestrować spółkę LTD, jej udziałowcy (Shareholder), lub upoważnione przez nich biuro księgowe, powinni przygotować i złożyć w rejestrze firm (Companies House) następujące dokumenty:

• Wypełniony wniosek o rejestrację spółki, czyli formularz IN01 (Form IN01) rejestru spółek (Companies House)
• Akt założycielski firmy limited (Memorandum of Association), który od 1 października 2009 roku, według nowych przepisów ustawy o spółkach z 2006 roku (Companies Act 2006) może zawierać jedynie deklarację woli sygnatariuszy, że zakładają spółkę i obejmą przynajmniej po jednym udziale w kapitale zakładowym spółki LTD.

W rezultacie, nowe przepisy zniosły wszelkie ograniczenia, co do zakresu działalności gospodarczej, której akt założycielski spółki (Memorandum of Association) tworzy podstawę prawną. Po rejestracji (Incorporation) spółki LTD, akt założycielski spółki (Memorandum of Association) staje się dokumentem historycznym, którego nie można zmieniać i który nie ma wpływu na bieżącą działalność spółki.

• Statut (umowa) spółki LTD (Articles of Association), który jest właściwie umową między spółką i jej udziałowcami (Shareholder). Jest to dokument opracowany przez założycieli spółki, który reguluje prawa udziałowców (Shareholder), w tym przykładowo prawo do udziału w zyskach spółki limited (dywidenda), zakres kompetencji i obowiązki dyrektorów (Company Director) i ewentualnie sekretarza spółki LTD (Company Secretary), przedmiot działalności spółki, który może być zarówno zdefiniowany, jak i nieograniczony.

Założyciele spółki LTD mogą stworzyć statut swojej firmy (Articles of Association) całkowicie według własnego uznania. Nie ma w tym względzie żadnych formalnych nakazów. Statut spółki musi jedynie być zgodny z ogólnymi przepisami brytyjskiego prawa. W praktyce jednak, większość spółek limited stosuje gotowe wzorce, które proponuje rejestr firm (Companies House).

Ogólnie, statut (umowa) spółki (Articles of Association) powinien umożliwić sprawne i efektywne zarządzanie firmą. Zasady zawarte w statucie obowiązują spółkę LTD, jej udziałowców (Shareholder), dyrektorów (Company Director) i sekretarza (Company Secretary). Po rejestracji, statut (umowę) spółki (Articles of Association) można zmienić. Należy o tym powiadomić rejestr firm (Companies House), przesyłając kopię odpowiedniej uchwały udziałowców (Resolution) w ciągu 15 dni od daty jej podjęcia, wraz z tekstem zmienionych artykułów statutu (umowy) spółki (Articles of Association).

Dokumentację konieczną do rejestracji spółki LTD należy przesłać w formie papierowej do rejestru firm (Companies House). Dokumentację można przesłać również w formie elektronicznej. Rejestr firm (Companies House) może zarejestrować firme limited w tym samym dniu, w którym otrzymał odpowiednie dokumenty.

Jeżeli wniosek o rejestrację (Incorporation) spółki LTD i jej nazwa spełniają wszystkie wymogi postawione przez rejestr firm (Companies House):

• Spółka LTD zostaje oficjalnie zarejestrowana (incorporated).
• Dane spółki wprowadza się do oficjalnej bazy danych rejestru firm.
• Nazwa firmy zostaje wprowadzona do indeksu nazw spółek (Index of Company Names)
• Spółka LTD otrzymuje indywidualny numer spółki (Unique Company Number), który pozostaje niezmienny przez cały okres działania firmy.
• Spółka LTD otrzymuje świadectwo rejestracji (Certificate of Incorporation), które zawiera nazwę i indywidualny numer spółki (Unique Company Number). Jeżeli spółka została zarejestrowana elektronicznie, rejestr firm (Companies House) przesyła świadectwo rejestracji spółki również elektronicznie. Wydanie świadectwa rejestracji (Certificate of Incorporation) jest równoznaczne z oficjalną rejestracją (Incorporation) spółki LTD.
• Rejestr firm (Companies House) przekazuje do urzędu skarbowego (HMRC) informację o rejestracji spółki LTD. Oprócz tego, spółka limited sama również jest zobowiązana powiadomić urząd skarbowy (HMRC) o rozpoczęciu działalności gospodarczej.

Świadectwo rejestracji (Certificate of Incorporation) i inne dokumenty spółki LTD w rejestrze firm (Companies House) są powszechnie dostępne i służą do weryfikacji przedsiębiorstwa i jego zarządu, przykładowo przez kredytodawców lub partnerów handlowych. Rejestr firm (Companies House) oferuje spółkom specjalny system elektronicznej aktualizacji danych PROOF.

Aby założyć i zarejestrować spółkę LTD (Firmę Limited), można skontaktować się z biurem Capital Business Links Ltd pod numerem telefonu 0208 567 9944 lub adresem email.

W ciągu 3 miesięcy po rejestracji (Incorporation) w rejestrze firm (Companies House), dyrektor spółki LTD (Company Director) jest zobowiązany powiadomić urząd skarbowy (HMRC) o powstaniu spółki i rozpoczęciu przez nią działalności gospodarczej.

Rejestracja w urzędzie skarbowym (HMRC) odbywa się na potrzeby podatku dochodowego od osób prawnych (Corporation Tax), który każda spółka LTD jest zobowiązana płacić ze swojego zysku.

Rejestracja spółki LTD w urzędzie skarbowym przebiega w następujący sposób:

• Rejestr firm (Companies House) powiadamia urząd skarbowy (HMRC) o zarejestrowaniu nowej firmy limited.
• W ciągu 6 tygodni od otrzymania informacji z rejestru firm (Companies House), urząd skarbowy (HMRC) przesyła do głównej siedziby nowopowstałej spółki (Registered Office) tak zwany pakiet wprowadzający (Introductory Pack), który zawiera notę objaśniającą (Explanatory Note) oraz formularz CT41G (Form CT41G)
• Spółka LTD powinna wypełnić formularz CT41G podając swoje dane i przesłać do urzędu skarbowego (HMRC), co jest jednoznaczne z rejestracją na potrzeby podatku od osób prawnych (Corporation Tax).

Jeżeli spółka LTD nie otrzyma pakietu wprowadzającego (Introductory Pack), nie zwalnia jej to z obowiązku rejestracji w urzędzie skarbowym (HMRC). W takiej sytuacji należy ściągnąć formularz CT41G z oficjalnej strony internetowej urzędu skarbowego (HMRC).

Spółka LTD jest zobowiązana zarejestrować się w urzędzie skarbowym (HMRC) również, jeżeli nie prowadzi lub nie zamierza przez pewien czas prowadzić działalności gospodarczej, czyli jest spółką uśpioną (Dormant Company). W tym celu należy użyć wkładkę dla spółek uśpionych, która jest dołączona do formularza CT41G (Dormant Company Insert).