Wymogi jawności i kontroli (Disclosure and Inspection)

Każda spółka LTD jest zobowiązana zastosować się do prawnych wymogów jawności i kontroli (Disclosure and Inspection Requirements), co oznacza, że na oficjalnym papierze firmowym, zamówieniach, szablonach papierowych i elektronicznych, korespondencji papierowej i elektronicznej, formularzach oraz na oficjalnej stronie internetowej (Website) spółki, powinny znaleźć się:

  • Pełna nazwa spółki wraz z określeniem “limited” lub “ltd”
  • Adres oficjalnej siedziby firmy (Registered Office).
  • Indywidualny numer spółki (Unique Company Number)
  • Nazwa tej części Wielkiej Brytanii, gdzie spółka jest zarejestrowana – Anglia i Walia, Walia, Szkocja lub Północna Irlandia.

Spółka limited może, ale nie musi umieszczać dane swoich dyrektorów (Company Director), czy sekretarza (Company Secretary) na papierze firmowych lub innych formularzach. Jeżeli jednak zdecyduje się na to, musi podać dane swoich wszystkich dyrektorów (Company Director).

 

Oprócz tego, należy umieścić znak (tablicę informacyjną) z pełną nazwą spółki LTD:

  • W miejscu, gdzie znajduje się główna siedziba spółki (Registered Office).
  • W miejscu, gdzie przechowywana jest dokumentacja spółki – przykładowo ewidencja księgowa, która może być przedmiotem publicznej lub urzędowej kontroli.
  • We wszystkich lokalizacjach używanych przez spółkę LTD w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Znak (tablicę informacyjną) z nazwą firmy limited należy umieścić w ten sposób, aby:

  • Była czytelna gołym okiem.
  • Umożliwiała odwiedzającym łatwe zlokalizowanie biura.
  • Była widoczna o każdej porze, nie tylko przykładowo w godzinach urzędowania spółki.
  • Była widoczne przez cały czas, chyba, że sześć lub więcej firm dzieli jedną lokalizację. W takim wypadku, znak (tablica informacyjna) z nazwą firmy powinna być widoczna przynajmniej przez 15 sekund w ciągu każdych 3 minut.

Spółka LTD musi posiadać i aktualizować na bieżąco określone dokumenty i dane na potrzeby kontroli urzędowej i publicznej, w tym przede wszystkim:

  • Rejestr udziałowców (Shareholder)
  • Rejestr dyrektorów (Company Director)
  • Uchwały zgromadzenia wspólników (Resolution).

Dane spółki LTD w rejestrze firm (Companies House) są powszechnie dostępne i służą do weryfikacji przedsiębiorstwa i jego zarządu, przykładowo przez kredytodawców lub partnerów handlowych. Rejestr firm (Companies House) oferuje spółkom specjalny system elektronicznej aktualizacji danych PROOF.

 

Dokumentację spółki limited należy przechowywać w oficjalnej siedzibie firmy (Registered Office) lub innym miejscu, które dyrektor spółki (Company Director) uzna za odpowiednie. Jeżeli dokumentacja firmy nie znajduje się w siedzibie firmy (Registered Office), należy o tym poinformować rejestr firm (Companies House), podając adres, gdzie dokumenty spółki LTD stoją do dyspozycji na potrzeby kontroli.

 

Każda osoba fizyczna lub prawna może zwrócić się do spółki LTD o podanie:

  • Dokładnego adresu siedziby firmy (Registered Office),
  • Miejsca, gdzie dokumenty można skontrolować i
  • Rodzaju dokumentacji firmowej, która znajduje się w oficjalnej siedzibie spółki (Registered Office) i/lub miejscu kontroli.

Spółka jest zobowiązana pisemnie odpowiedzieć na takie zapytanie w ciągu 5 dni od daty jego otrzymania.