Rejestracja pracodawcy

Teoretycznie, pracodawca (Employer) nie musi się specjalnie rejestrować, aby kogoś zatrudnić. W praktyce jednak jest to konieczne, ponieważ zazwyczaj pojawia się jedna z poniższych okoliczności, które czynią rejestrację obowiązkową:

  • Zarobki nowozatrudnionego są równe lub wyższe od dolnej granicy dochodów objętych składką na ubezpieczenie społeczne (LEL: National Insurance Lower Earnings Limit).
  • Zarobki nowozatrudnionego są równe lub wyższe od progów ustalonych w systemie PAYE.
  • Nowozatrudniony ma równolegle inną pracę.
  • Nowozatrudniony otrzymuje rentę państwową lub zakładową.
  • Nowozatrudniony otrzymuje od pracodawcy nieodpłatne świadczenia.

Rejestracja pracodawcy powinna nastąpić do czterech tygodni przed zatrudnieniem pierwszego pracownika, jeżeli co najmniej jeden z powyższych warunków jest spełniony.

 

Pracodawca może się zarejestrować bezpośrednio w urzędzie skarbowym (HMRC) lub kontaktując się z Capital Business Links Ltd.

 

W trakcie rejestracji, pracodawca powinien podać następujące dane:

  • Imię i nazwisko, adres, numer telefonu kontaktowego, adres email
  • Numer ubezpieczenia społecznego (NIN: National Insurance Number).
  • Indywidualny numer podatkowy (UTR: Unique Taxpayer Reference).
  • Nazwę przedsiębiorstwa
  • Rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej
  • Adres miejsca, gdzie prowadzona jest działalność

Oprócz tego pracodawca (Employer) jest zobowiązany dostarczyć następujące dane dotyczące zatrudnienia:

  • Datę rozpoczęcia pracy przez pierwszego pracownika (Employee)
  • Ilu pracowników przedsiębiorstwo zamierza zatrudnić
  • Datę pierwszej wypłaty dla pracowników
  • Jak często pracownicy będą otrzymywać wypłaty

Pracodawca musi również udzielić informacji na temat rozliczeń z pracownikami (Payroll), czyli podać:

  • Adres miejsca, gdzie są prowadzone rozliczenia z pracownikami (Payroll) i znajduje się odpowiednia dokumentacja.
  • Imię i nazwisko, adres, telefon kontaktowy osoby (osób), która/które prowadzą rozliczenia z pracownikami (Payroll), przykładowo biura Capital Business Links Ltd.

Jeżeli pracodawca używa uproszczonych procedur PAYE dla pracowników zatrudnionych w jego gospodarstwie domowym, musi podać następujące dane każdego pracownika:

  • Imię i nazwisko oraz adres (z kodem pocztowym)
  • Datę urodzenia
  • Numer ubezpieczenia społecznego (NIN: National Insurance Number).
  • Rodzaj wykonywanej pracy

Jeżeli pracodawcą jest spółka cywilna (Partnership), urząd skarbowy (HMRC) wymaga dodatkowo następujących danych każdego z partnerów (Partner):

  • Imię i nazwisko oraz adres
  • Numer ubezpieczenia społecznego (NIN: National Insurance Number)
  • Indywidualny numer podatkowy (UTR: Unique Taxpayer Reference)
  • Numer LLP, jeżeli pracodawcą jest spółka cywilna z ograniczoną odpowiedzialnością (LLP: Limited Liability Partnership.

Jeżeli pracodawcą jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Ltd: Limited), informacja dla urzędu skarbowego (HMRC), powinna zawierać następujące dane:

  • Datę rejestracji spółki z o. o. (Ltd)
  • Numer rejestracyjny spółki z o. o. (Ltd)
  • Adres oficjalnej siedziby
  • Imiona i nazwiska oraz prywatne numery telefonów wszystkich dyrektorów spółki z o. o. (Ltd)
  • Numery ubezpieczeń społecznych (NIN: National Insurance Number) wszystkich dyrektorów spółki z o. o. (Ltd).
  • Indywidualne numery podatkowe (UTR: Unique Taxpayer Reference) wszystkich dyrektorów spółki z o. o. (Ltd).

Przedsiębiorstwa zarejestrowane jako pracodawcy, są przede wszystkim zobowiązane do prowadzenia rozliczeń z pracownikami w systemie PAYE (Pay As You Earn – płatność przy wypłacie).

 

Jak widać z powyższego zestawienia czynności i dokumentacji koniecznej do rejestracji pracodawcy (Employer), jest to formalność skomplikowana i czasochłonna, która wymaga zebrania sporej ilości informacji i ich odpowiedniego opracowania oraz przekazania do urzędu skarbowego (HMRC). Łatwo o pomyłkę, która może mieć fatalne następstwa dla przedsiębiorstwa, jeżeli przykładowo rejestracja okaże się prawnie nieważną.

 

Należy również uświadomić sobie, że rejestracja pracodawcy (Employer), jest zaledwie pierwszą formalną czynnością w ramach ogromnego kompleksu określanego jako rozliczenia z pracownikami (Payroll), które muszą odbywać się zgodnie z zasadami systemu PAYE (Pay As You Earn – płatność przy wypłacie).

 

Capital Business Links Ltd oferuje przedsiębiorstwom kompleksową pomoc formalno-prawną, organizacyjną, księgową, podatkową i finansową przy rejestracji pracodawcy i rozliczeniach z pracownikami (Payroll) w obowiązkowym systemie PAYE (Pay As You Earn – płatność przy wypłacie).

 

Z doświadczenia wiemy, że szczególnie w sprawach rozliczeń pracowniczych (Payroll) warto skorzystać z fachowej pomocy. Aby zlecić nam rejestrację pracodawcy (Employer) i rozliczenia z pracownikami (Payroll), prosimy o kontakt z naszym biurem.

  • Capital Business Links Ltd
    Telefon: 0208 567 9944